Um Adressen in Ihr FLOWFACT hAPPy® zu importieren
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Sie benötigen für den Import eine CSV-Datei, sollten Sie eine Excel-Tabelle vorliegen haben, können Sie diese umwandeln über:
- Datei speichern unter
- dann vor dem Speichern den Dateityp auf "CSV (Trennzeichen getrennt)" ändern
- und zum Beispiel auf Ihrem Desktop ablegen
Mustertabelle: unterhalb dieser Anleitung
Die Formatierung der Tabelle, Importfehler vermeiden:
- Sie können die Spaltenbezeichnungen Ihrer Tabelle vor dem Import anpassen, dann entfällt das zuordnen der Felder.
- Spalte "Partner-Vorname": weitere Vornamen des Partners einfach mit Leerzeichen in das Feld "Partner-Vorname" schreiben
- Spalte "Wichtig": durch "true" (wichtig) oder "false" (nicht wichtig) in diesem Feld, können Sie die Adresse als wichtig markieren (wird rot in der Übersicht angezeigt)
- in den Feldern für die Telefonnummern, werden wirklich nur Telefonnummern zugelassen, am besten im Format 0151-987 654 32, Zusätze wie "Sie, oder ab nachmittags oder irgendwelchen Text" unbedingt entfernen
- in den Feldern für Mails sind ebenfalls nur Emailadressen zugelassen, auch keine Zusätze
- die Anrede "Familie" kann zur Zeit nicht importiert werden, bitte wenden Sie sich für einen Import mit diesem Inhalt an unser ServiceDesk 0221-995 90 113
2. Öffnen Sie unter
- Administration - Import-Assistenten "Kontakte aus Textdatei (csv)" mit einem Doppelklick
- es öffnet sich ein neues Fenster
3. Klicken Sie nun neben bei Datei auf die drei Punkte, um Ihre CSV-Datei zu hinterlegen
- bei "Merkmale" können Sie die gewünschten Merkmale auswählen, welche auf die Adressen gelegt werden sollen, Sie können auch eigene Merkmale erstellen, falls Sie die ADressen noch genauer als in der bestehenden Liste qualifizieren möchten:
Adressen: Qualifizierung über Merkmale
Merkmale: erstellen/ändern oder löschen
- zum Beispiel Benutzermerkmale um die Adressen direkt in "Meine Adressen" anzeigen zu lassen
- Ist die Datei erfolgreich hinterlegt, klicken Sie nun oben rechts auf "Weiter"
4. Nun können Sie:
- die Spalten Ihrer Tabelle den Feldern im FLOWFACT direct hAPPy zuordnen, falls diese nicht alle automatisch erkannt wurden
- klicken Sie anschliessend wieder oben rechts auf "Weiter"
5. Die Adressen werden nun aus Ihrer Datei ausgelesen und geprüft
- klicken Sie oben rechts auf "Importieren"
6. Die Adressen wurden importiert,
- oben rechts können Sie den Import-Assistenten nun schliessen
- die Adressen sind jetzt in Ihrem FLOWFACT hAPPy über die Suche zu finden.
- der Benutzer, welcher den Import durchgeführt hat wird als Betreuer hinterlegt.
Wenn Sie weitere Adressfelder in Ihrer Tabelle haben:
- diese Felder am besten in dem Feld "Notiz" zusammenfassen
- benutzerdefinierte, weitere Felder können nicht erstellt werden
- die Hausnummer sollte mit im feld "Straße" stehen, die separate Übernahme in das Feld Hausnummer funktioniert nicht
- bitte hinterlegen Sie im Feld "Extra" kein Information, welche ausgelsen werden soll, da dieses Feld nicht durchsuchbar ist
Merkmale im Import vergeben:
Mit Merkmalen können Sie Adressen für Suchen in Listen qualifizieren, Sie können aber auch einzelne Adressen mit selbst erstellten Merkmalen für Ihre eigene Sortierung belegen, dies ist jedoch über den Import sehr aufwendig, da wenn Sie ein Merkmal für die zu importierende Liste verwenden, das Merkmal auf alle Adressen der Liste gelegt wird.
Wenn Sie vorher Listen zusammenfassen, zum Beispiel eine Liste nur mit Eigentümern, können Sie das Merkmal "Eigentümer" vergeben.