Exposé-Vorlage erstellen/bearbeiten

Die folgende Schritt-Anleitung beschreibt die Anpassung einer Vorlage zur Verwendung in allen Objekten.

 

Erstellung

1. Zur Erstellung einer eigenen Exposévorlage, sind Administratorrechte notwendig.

Wählen Sie den Punkt "Administration" im Menü links aus. Sollten Sie nun den Unterpunkt "Grundeinstellungen" sehen, besitzen Sie die nötigen Rechte. Wählen Sie diesen Unterpunkt aus und doppelklicken Sie rechts in der Liste den Eintrag "Vorlagen".

 

2. Sie befinden sich nun in der Vorlagenverwaltung. Hier haben Sie Zugriff auf alle Ihre Vorlagen im System.

Zur Erstellung der eigenen Exposévorlage, wählen Sie links "Exposes" aus. Sie sehen in der rechten Ansicht die vorhandenen Gruppen, die Sie bereits aus dem Objekt kennen.

 

 

3. Suchen Sie sich nun die Exposévorlage heraus, welche Ihnen als Grundstein Ihrer eigenen Vorlage dienen soll. Im folgenden werden wir exemplarisch mit der Gruppe "Zeitlos" arbeiten. Sie sehen im Auslieferungszustand zwei Vorlagen:

• Zeitlos
• Zeitlos Kurz (Fensteraushang)

 

4. Wählen Sie die kurze Version aus. Es erscheint rechts nun ein Menü. In diesem werden Ihnen folgende Informationen geboten:

• Name der Vorlage. In diesem Fall "Zeitlos"

• "Dies ist eine FLOWFACT-Vorlage, Erläuterung:

  Diese Vorlage können Sie nicht bearbeiten oder löschen, sodass Sie diese Vorlage immer wieder als Basis nehmen können. Selbst wenn Sie mal eine eigene Vorlage "unbrauchbar" gemacht haben sollten. Sie können immer wieder mit dieser Vorlage von Neuem starten.

  Dies gilt für alle FLOWFACT-Vorlagen.

   

5. Wählen Sie "Kopieren & Bearbeiten". Sie werden am Anfang um die Bennenung der neuen Vorlage gebeten. Wählen Sie einen treffenden Namen wie z.B. "Eigenes Exposé" und bestätigen die Benennung mit einem Klick auf "Kopieren".

 

6. der OpenOffice Writer öffnet sich.
Die weiteren Schritte werden nun in dieser Umgebung durchgeführt.

 

 

7. Sobald Sie alle gewünschten Änderungen durchgeführt haben, speichern Sie das Dokument mit einem Klick auf die Diskette ab und schließen es.

Es wird daraufhin automatisch im Hintergrund in Ihr FLOWFACT direct hAPPy geladen und steht Ihnen und Ihren Kollegen ab sofort zur Verfügung.

• verwenden Sie nicht "Datei Speichern unter..." dann würden Sie die Datei lokal bei sich abspeichern und nicht in FLOWFACT hAPPy

 

 

Bearbeitung

Sollten Sie mit dem Vorgang vertraut sein, können Sie direkt zu Punkt 5 springen, ab dem wir auf die Platzhalter eingehen.

Eine OpenOffice-Exposévorlage besteht aus den verschiedensten Teilen. Dazu gehören u.a.:

• Ihr Firmenlogo
• Ihre Firmierung
• Ihre Kontaktdaten
• Daten zum Ansprechpartner, den Sie im Objekt hinterlegt haben
• Eckdaten zum Objekt wie Kaufpreis, Größe, etc.
• Objektbilder, welche Sie im Objekt unter Multimedia hinterlegt haben

All diese Daten können Sie auch entfernen, falls Sie diese nicht in Ihrer Exposévorlage wünschen.

Im Folgenden werden wir nun auf die Bearbeitung bestehender Platzhalter eingehen. Diese lassen sich wie ein ganz normaler, fester Text in ihrer Größe, Farbe, etc. anpassen.
Versuchen Sie es ruhig mal an der Objektüberschrift. Diese erkennen Sie in Ihrer Vorlage an dem Namen "Headline".

Platzhalter werden in OpenOffice mit einem grauen Hintergrund dargestellt. Dieser hilft Ihnen dabei Platzhalter schneller zu erkennen. Der graue Hintergrund wird selbstverständlich bei der Ausgabe nicht angezeigt.

 

1. Markieren Sie die Headline mit der Maus, sodass diese sich blau hervorhebt.

 

2. Wählen Sie eine andere Schriftart aus und verändern die Farbe der Schrift.

Aus technischen Gründen können nicht alle Schriftarten, die auf Ihrem Computer installiert sind, verwendet werden.

Eine Liste der Schriften, die getestet sind, finden Sie hier: Verfügbare Schriftarten für Anschreiben & Exposés

 

3. Speichern und Schließen Sie die Vorlage.

Danach wechseln Sie in Ihren Bestand zu einem Ihrer Objekte und öffnen das gerade erstellte Exposé. Wählen Sie dafür links im Menü "Objekte" > "Meine Objekte" aus und öffnen per Doppelklick eine Immobilie. Dort wechseln Sie auf "Exposés" > "Vorlagen".
Unter der Gruppe "Zeitlos" finden Sie nun das neu angelegte Exposé "Eigenes Exposé".

 

 

4. Das geänderte Exposé öffnet sich mit geänderter Headline

 

5. Öffnen Sie dieses Exposé erneut über die Vorlagenverwaltung in "Administration" > "Grundeinstellungen" > "Vorlagen".

6. Wählen Sie "Bearbeiten", um das Exposé wieder zu öffnen.

 

7. Wir beschäftigen uns wieder mit dem Platzhalter für die Objektüberschrift.

Da Platzhalter in OpenOffice nicht bearbeitet werden können sobald sie einmal erstellt sind, werden wir den Platzhalter zuerst entfernen, um ihn dann erneut anzulegen. Dies soll als Beispiel für die Platzhaltererstellung dienen.

Natürlich könnten Sie auch für diesen konkreten Fall den Platzhalter ausschneiden und z.B. weiter unten wieder einfügen, ohne den Platzhalter neu erstellen zu müssen.

Löschen Sie nun diesen Platzhalter, so wie Sie auch einen normalen Text löschen.

 

 

8. Gehen Sie auf die zweite Seite und löschen Sie die Überschrift "Eckdaten".

 

9. Stattdessen wollen wir hier die Objektüberschrift einsetzen. Falls Sie mit der Texteingabe nicht schon dort sind, wo "Eckdaten" drin stand, klicken Sie dort hinein.

Nun wählen Sie oben im Menü "Einfügen" > "Feldbefehl" > "Andere" aus. Alternativ betätigen Sie die Tastenkombination "STRG" und "F2" gleichzeitg.

 

 

10. Es erscheint ein neues Fenster namens "Feldbefehle". In diesem werden die Platzhalter des gesamten Dokumentes aufgelistet "Spalte Auswahl". Sie benötigen nur den ersten Punkt links in der Spalte "Variable setzen". Alle weiteren Punkte links sind uninteressant.
Ähnlich verhält es sich mit der rechten Spalte "Format". Dort werden Sie auch nur den ersten Punkt "Text" benötigen.
Die Checkbox "Unsichtbar" wird später für Bereiche benötigt. Ignorieren Sie dieses Feld erst einmal.

 

 

11. Die beiden Felder unten "Name" und "Wert" haben nun unsere Aufmerksamkeit.

Im linken Feld setzen Sie den Namen des Platzhalters ein, wie in dem PDF-Dokument in dieser FAQ beschrieben. Für die Objektüberschrift wäre das: placeholder.estate.property.Headline

 

In das rechte Feld "Wert" können Sie eintragen was Sie wollen. Es dient nur dafür, dass Sie den Platzhalter im Dokument wiedererkennen. Schreiben Sie dort einfach mal "xy" rein. Dieser wird dann mit der Objektüberschrift ersetzt.

 

 

12. Klicken Sie nun auf "Einfügen" und schließen Sie das Fenster "Feldbefehle".

Sie werden sehen, dass nun an der Stelle wo vorher "Eckdaten" gestanden hat nun grau hinterlegt "xy" steht.

TOP, Sie haben soeben Ihren ersten Platzhalter eingesetzt. Speichern und schließen Sie das Dokument und wechseln wieder zur Erstellung bzw. zum Testen in Ihr FLOWFACT zum Objekt (siehe Schritt 3).

 

 

 

13. Wie Sie nun im geöffneten Exposé sehen können, steht an der Stelle wo vorher "Eckdaten" stand die Objektüberschrift für das gewählte Objekt.