Generell beschreibt Mandantisierung die Möglichkeit für Niederlassungen und Abteilungen Organisationseinheiten anzulegen und zwischen diesen wechseln zu können, um mit allen Ausprägungen dieser Organisationseinheit agieren zu können. So kann z.B. in Korrespondenzvorlagen die jeweilige Adresse der Organisationseinheit genutzt werden.
Was kann der Mandant?
Der Mandant kann genutzt werden um ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen abzubilden. Hierbei wird die gesamte Korrespondenz (E-Mail, Brief, Platzhalter) entsprechend der Unternehmensstruktur korrekt dargestellt und benötigt keine weitere Konfiguration. Dies bietet folgende Vorteile für unsere Kunden:
- Abbildung von Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und Standorten
- Abbildung von Franchise-Unternehmensstrukturen
Was kann der Mandant nicht?
Folgende Einschränkungen sind hierbei vorerst zu beachten:
- Unternehmensweit kann nur eine Firmenfarbe und ein Logo verwendet werden
- Service-Konfigurationen (Ogulo, EA48, hAPPy LEAD...) können nur global für alle Organisationseinheiten definiert werden
Was muss beachtet werden wenn der Mandant verwendet wird?
Ansprechpartner für Börse
Ist beim ASP für Börse in den Objekten eine Benutzeradresse hinterlegt worden sollte diese nach der Aktivierung und abgeschlossener Konfiguration des Mandanten auf die "neue" Mandantenadresse geändert werden. Nur die neue Mandantenadresse enthält die korrekten Daten der entsprechenden Organisationseinheit.
Zusammenspiel mit Makler-Homepage
Die FMH unterstützt keinen Mandanten bzw. mehrere Niederlassungen.
Die Fimendaten die von der FMH verwendet werden sind immer die Daten aus der "alten Organisationseinheit", diese Daten können auch weiterhin dort geändert werden.
Mandantenadressen
Mandantenadressen dürfen nicht als Benutzeradressen verwendet werden, dies führt zu einer zyklischen Abhängigkeit und Änderungen an der Mandantenadresse können nicht mehr gespeichert werden. Eine Mandantenadresse ist am Symbol 
zu erkennen.
Was ist ein Mandant?
Ein Mandant ist ein Benutzer im System der einer organisatorischen Einheit angehört. Von dieser Einheit erhält er alle Stammdaten, die z.B. für die Außendarstellung und Kommunikation (E-Mail, Ansprechpartner für Börse...) benötigt werden. Da diese Stammdaten zentral in einer Einheit gepflegt werden reduziert sich der administrative Aufwand auf ein Minimum.
Was ist eine Organisationseinheit?
Eine Organisationseinheit definiert eine Gruppe von Benutzern, welche zusammen tätig sind und ist eine reale organisatorische Einheit in einem Unternehmen. Jedes System enthält immer mindestens eine Organisationseinheit. Darüber hinaus können beliebig viele Organisationseinheiten angelegt werden.
Änderungen der Hierarchie der Einheiten werden automatisch übernommen und können nicht rückgängig gemacht werden. Änderungen an den Stammdaten einer Einheit können nach Bedarf gespeichert oder verworfen werden. Eine Organisationseinheit kann über einen Typ näher spezifiziert werden: Firma, Niederlassung, Abteilung.
Typ Firma
Eine Firma repräsentiert immer eine Firmierung in der realen Welt, also immer eine Hauptfirma, z.B. den Hauptsitz. Eine Firma ist die Basis jeder weiteren Organisationseinheit und hält die grundlegenden Firmendaten vor. Es muss immer mindestens eine Firma angelegt werden. Es können jedoch mehrere Firmierungen in einem System existieren.
Typ Niederlassung
Eine Niederlassung ist eine untergeordnete Ausprägung einer Organisationseinheit. Eine Firma kann aus mehreren Niederlassungen bestehen. Hat eine Firma nur eine Niederlassung, muss diese nicht zusätzlich angelegt werden. Niederlassungen unterscheiden sich in der Regel durch eine andere Adresse und andere Kontaktdaten.
Folgende Versionen: eigene Signaturen, ein eigenes Bilderbranding, eigene Zugangsdaten zu den FLOWFACT-Services und eigene Konfigurationssets.
Typ Abteilung
Eine Abteilung definiert eine organisatorische Einheit innerhalb einer Firma oder einer Niederlassung, deren Daten sich nur in den Kontaktdaten unterscheiden können.
Folgende Versionen: Signaturen, Bilderbranding, Zugangsdaten für die FLOWFACT-Services und Konfigurationssets
Eine Abteilung ist in der Regel am gleichen Standort wie die Firma oder Niederlassung verortet.
Beispiel:
Beispiele für Organisationseinheiten anhand der FLOWFACT:
■ FLOWFACT GmbH
■ FLOWFACT GmbH –Niederlassung Köln
■ FLOWFACT GmbH – Abteilung Sales
■ FLOWFACT GmbH – Abteilung Marketing
■ FLOWFACT GmbH – Abteilung R&D
■ FLOWFACT GmbH – Abteilung R&D – Team Customer Delivery
■ FLOWFACT GmbH – Abteilung R&D – Team Performer
■ FLOWFACT GmbH – FLOWFACT Schweiz GmbH
Addresstypen
Für jede Organisationsheinheit und jeden Mandant wird eine neue Adresse im System angelegt. Diese Adressen sind nicht bearbeitbar.
Organisationseinheit
Adressen von Organisationseinheiten sind am Symbol 
erkennbar.
Mandant
Mandantenadressen können über das Symbol 
identifiziert werden.
Übersicht
Einheiten können den Anforderungen des Kunden entsprechend in das System eingegeben werden.
Sind alle Benutzer Ihren entsprechenden Einheiten zugewiesen, passt sich die gesamte Außendarstellung des gesamten Systems automatisch an.
Das Grundprinzip ist einfach erklärt: Alle untergeordneten Einheiten (A1, A2) erhalten automatisch alle Stammdaten der übergeordneten Einheit (A).
Erst wenn eine Einheit (A2) geändert wird erhält diese keine Änderungen der übergeordneten Einheit (in diesem Falle A) mehr.
Welche Daten können bei welcher OE hinterlegt werden?
Firma
Abteilung
Niederlassung
Step-by-step guide: Datenvererbung
1. Anlegen einer untergeordneten Einheit
Wird eine neue Einheit angelegt erbt diese die Stammdaten der übergeordneten Einheit.
2. Änderung einer übergeordneten Einheit
a) Bei jeder Änderung werden alle untergeordneten Einheiten überprüft und ggf. auf den neuen Wert geändert. 
b) Sind alle Daten gleich werden Sie für alle untergeordneten Einheiten übernommen.
3. Änderung einer untergeordneten Einheit
a) Wird eine Änderung an einer untergeordneten Einheit (A2) vorgenommen erhalten alle untergeordneten Einheiten (A2a) die neuen Stammdaten. A und A1 haben weiterhin die gleichen Daten.
b) Wird eine übergeordnete Einheit (A) geändert erhalten alle untergeordneten Einheiten die neuen Stammdaten (A1), die die gleichen Daten haben.
Die Einheiten A2 und A2a hatten andere Daten als A und erhalten somit keine neuen Stammdaten.
Step-by-step Guide: Konfiguration über die Oberfläche
1. Anlegen einer untergeordneten Einheit
- Über den Button "Neue Organisationseinheit" wird eine neue Einheit angelegt.
- Nun kann der Name, der Typ und die übergeordnete Einheit definiert werden.
2. Änderung der Stammdaten
- mit Klick auf eine Einheit öffnet sich die Konfiguration der Einheit.
- Über die Reiter "Allgemein", "Firmendaten I" und "Firmendaten II" können jetzt die Stammdaten der Einheit geändert werden.
3. Änderung der Hierarchie
Die Hierarchie der Einheiten kann per drag&drop geändert werden.
Dazu wird eine Einheit mit der linken Maustaste gehalten und in die gewünschte übergeordnete Einheit verschoben.
Wurde die Hierarchie geändert werden in der verschobenen Einheit keine Daten aus der übergeordneten Einheit übernommen (siehe Kapitel Datenvererbung), sondern die Einheit unverändert verschoben.
4. Änderungen speichern
Wurden Änderungen durchgeführt müssen diese mit einem Klick auf "Speichern" gespeichert werden.
Jeder erfolgreiche Speichervorgang wird durch eine grüne Notification "Gespeichert" bestätigt.
5. Mandant zuweisen
- Um die zugeordneten Mandanten einer Einheit zu bearbeiten wird mit einem Klick auf den roten "X Benutzer"-Link die Mandanten-Box geöffnet. Auf der rechten Seite werden alle verfügbaren Benutzer im System angezeigt und können mit einem Klick auf das rote "+" hinzugefügt werden.
- Es ist auch möglich Mandanten per drag&drop in die geöffnete Einheit zu verschieben.
6. Mandant bearbeiten
- Ist ein Benutzer einer Einheit zugeordnet können die gewünschten Änderungen gemacht und der Mandant gespeichert werden.
Jede Speicherung wird wieder mit einer grünen "Gespeichert"-Meldung bestätigt.
Der FLOWFACT Mandant ist vorwiegend ein Produkt um Kontaktdaten unterschiedlicher Niederlassungen in der Kommunikation korrekt abbilden zu können. Die Abbildung unabhängiger Firmen im gleichen FLOWFACT System birgt vor allem die Gefahr, dass Sie die Daten nicht sauber von einander Trennen (z.B. dürfte Mitarbeiter der Firma A ja nicht auf Kontaktdaten der Firma B zugreifen können). Bei Systemen mit unterschiedlichen Firmierungen empfiehlt die FLOWFACT mittlerweile die strickte Trennung auf separaten FLOWFACT Datenbanken um dem generellen Datenschutz ausreichend Sorge tragen zu können. Der neue kostenfreie Einwilligungsmanager wird vorerst keine spezielle Funktion zur Abbildung von Einwilligungen unterschiedlicher Firmen innerhalb des gleichen FLOWFACT Systems erhalten.