Bestandskunden nach dem 25.5. mit dem Einwilligunsmanager anzuschreiben kann von uns rechtlich nicht abschließend bewertet werden, wir raten jedoch nicht dazu. Wenden Sie sich für die rechtliche Abklärung an Ihren Rechtsanwalt.
Im FLOWFACT wurde eine entsprechende Vorlage in der Vorlagenverwaltung hinterlegt.
Diese kann verwendet werden um:
- eine Einwilligung einzuholen
- die Aktualisierung/Editierung der hinterlegten Adress-Kontaktdaten abzufragen
- als Interessent sein Suchprofil zu verändern oder ein neues anzulegen
- als Interessent die Datenlöschung zu beantragen
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1
Markieren Sie in der Adressliste die gewünschten Kontakte
- für mehrere Adressen: "Weitere Aktionen/Serien E-Mail erstellen"
- bei einer Adresse: "E-Mail schreiben"
- im Bearbeitungsfenster der E-Mail klicken Sie auf "Vorlage öffnen"
- wählen Sie:
"Kontakt- und Gesuchsdaten"
- bestätigen Sie mit OK, fügen Sie einen Betreff hinzu und senden die E-Mail
- ein vordefinierter Betreff wurde im Sinne der SPAM-Vermeidung nicht hinterlegt
*WICHTIG: bei einer Serienmail auf keinen Fall die Anrede oder den Platzhalter davor ändern, dann geht die Verbindung zu den Adressen verloren, bzw. der Link wird ungültig!*
Inhalt der E-Mail-Vorlage:
Schritt 2
Die Vorlage enthält einen Link auf eine personalisierte Webseite, auf der der Empfänger der E-Mail folgende Möglichkeiten hat:
Fall 1:
Er kann seine Einwilligung geben, weiterhin vom Makler zum Zwecke der "Akquisition und Vermittlung von Immobilien" kontaktiert zu werden
Die entsprechenden Felder im Detaildatensatz Einwilligung der Adresse werden gefüllt:
- Quelle der Einwilligung: Kontaktformular
- Zweck der Einwilligung: Akquisition und Vermittlung von Immobilien
- Datum der Einwilligung: Aktuelles Datum
- Widerrufsdatum: leer
- Widerrufsgrund: leer
Zusätzlich wird eine Aktivität vom Typ "Einwilligung" erzeugt, die als Nachweis noch einmal alle o.g. Daten enthält und mit der entsprechenden Adresse verknüpft ist.
Fall 2:
Er kann seine im System hinterlegten Daten korrigieren oder ergänzen (Recht auf Korrektheit)
Die geänderten Daten werden im Quellsystem hinterlegt. Der Prozess danach entspricht Fall 1.
Fall 3:
Er kann die Löschung seiner Daten beantragen
Es wird in der Einwilligung das Feld Widerrufsdatum gesetzt. Zusätzlich wird eine Aktivität erzeugt, die den Makler informiert, dass die entsprechende Adresse die Löschung Ihrer Daten beantragt hat. Der Makler kann nun entsprechend seiner Löschfristen die Daten löschen.
Fall 4:
Ist bereits eine Einwilligung vorhanden und die Einwilligungs-Seite wird erneut geöffnet, wird der Nutzer darüber informiert, das bereits eine Einwilligung vorliegt. Natürlich kann der Nutzer weiterhin seine Daten ändern oder die Löschung seiner Daten beantragen.
Für die Funktionalität des Einwilligungsmanagers befindet sich nach Verwendung unter den Merkmalen der Benutzer "ffmaklerhomepage", dieser ist ein benötigter Systemuser, welcher nicht abgerechnet wird.
Videoanleitung:
Bei Systemen mit unterschiedlichen Firmierungen empfiehlt die FLOWFACT mittlerweile die strickte Trennung auf separaten FLOWFACT Datenbanken um dem generellen Datenschutz ausreichend Sorge tragen zu können. Die Abbildung unabhängiger Firmen im gleichen FLOWFACT System birgt vor allem die Gefahr, dass Sie die Daten nicht sauber von einander Trennen (z.B. dürfte Mitarbeiter der Firma A ja nicht auf Kontaktdaten der Firma B zugreifen können). Der neue kostenfreie Einwilligungsmanager wird daher keine spezielle Funktion zur Abbildung von Einwilligungen unterschiedlicher Firmen innerhalb des gleichen FLOWFACT Systems erhalten.